Этот блог ведет команда Voxmate – английский онлайн. Здесь мы делимся теорией и практикой изучения английского и рассказываем как сделать его веселым и увлекательным.

Деловой английский: учимся вести официальную переписку

деловой английский

В официальном деловом письме важна каждая деталь: от шапки до подписи. Умение правильно составлять такие тексты поможет чувствовать себя более уверенно, обсуждая важные вопросы в письменной форме.

  1. Используйте нейтральный адрес

Адрес вашей электронной почты не должен содержать ничего лишнего, никакой личной информации. Ann@companyname.com — это правильно, а kittylover87@companyname.com — не слишком корректно.

  1. Не игнорируйте поле «Тема»

Четко и кратко укажите тему письма. При первичном обращении добавьте в этом поле название компании, которую вы представляете.

  1. Правильное приветствие

Деловой английский использует нейтральное приветствие, составленное по формуле «Dear» +» Mr/Mrs/ Ms/Dr/Prof»+»фамилия получателя (а если она неизвестна, то это место занимает Sir/Madam)». В таком письме «dear» значит не «дорогой», а «уважаемый». После приветствия обязательно ставится запятая, дальнейший текст начинается со следующей строки.

Mr — так обращаются к мужчинам, вне зависимости от их семейного положения.
Mrs — употребляется в разговоре с замужней женщиной.
Ms — раньше так называли только незамужних девушек, сейчас же оно допустимо для всех женщин вне зависимости от семейного положения.
Dr — человек, имеющий ученую степень доктора.
Prof — человек, который занимает в институте должность профессора, при этом его ученая степень не имеет значения.

  1. Используйте вступительные фразы

Если пишете человеку в первый раз, то во вступительном предложении нужно представиться, во втором — кратко описать цель вашего сообщения. Если же вы кому-то отвечаете, сначала нужно позитивно откликнуться на полученное письмо.

«My name is John Smith. I am writing to learn more about your order problem», — первое сообщение в переписке.
«Thank you for your feedback», — ответ.

  1. Пишите кратко

Избегайте лишней информации. Письмо воспринимается гораздо легче, когда оно не длиннее пяти абзацев, сообщение должно быть конкретным и очень лаконичным.

  1. Придерживайтесь формального языка

Это, пожалуй, самый сложный пункт. Для этого необходимо:
1. Избегать сокращений вспомогательных глаголов. Вместо привычного «I’m» пишите полное «I am».
2. Избегать американизмов. Оставьте слова вроде «movie» на другой раз.
3. По возможности не писать в первом и втором лицах, особенно это касается просьб и рекомендаций.
«You should read one book per month», — неправильно.
«One should read one book per month», — так лучше.
4. Не опускать «which».
«This is the document I made», — неправильно.
«This is the document which I made», — правильно.
5. Быть на 100% уверенным в грамматике. Если сомневаетесь, что ваш деловой английский достаточно хорош, старайтесь писать простыми короткими предложениями.

  1. Подпись

Она должна отражать ваши формальные отношения с собеседником и не быть слишком легкомысленной. Деловой английский предлагает различные нейтральные варианты:
«Yours sincerely»;
«Respectfully»;
«Best regards».
После этого на следующей строке пишутся имя и фамилия отправителя.

Читать на эту тему

Как сделать аудиокурсы английского языка интересней Аудирование необходимо, чтобы привыкнуть распознавать англоязычную речь. 5 советов, которые помогут сделать этот аспект изучения английского легче и у...
Учим английский язык с помощью кино Учим английский язык с помощью кино. Превратить просмотр фильма из развлечения в образовательное мероприятие проще, чем вы думаете. Те, кто начинаю...
Как быстро выучить английский язык. 4 нескучных способа Добавьте в свои занятия четыре нескучных способа быстро выучить английский язык! Существует множество вариантов сделать изучение английского интере...
Как выучить английский, добавив языковую практику в ежедневные занятия? Смотреть Ted-talks или мультфильмы на английском онлайн, вести ежедневник… Как выучить английский, добавив языковую практику в привычные ежедневные за...
Американский английский: особенности произношения Знаменитый британский акцент уже разобран по полочкам, сегодняшний пост – для тех, кто хотел бы говорить, как житель Нового Света. Характерные фразы ...
Самоучитель по английскому: как извлечь из него максимум пользы Выучить иностранный язык самостоятельно действительно возможно. Просто нужно знать, как "выжать" из самоучителя по английскому все и сделать свое обуч...

Этот блог ведет команда Voxmate – английский онлайн. Здесь мы делимся теорией и практикой изучения английского и рассказываем как сделать его веселым и увлекательным.