В официальном деловом письме важна каждая деталь: от шапки до подписи. Умение правильно составлять такие тексты поможет чувствовать себя более уверенно, обсуждая важные вопросы в письменной форме.
-
Используйте нейтральный адрес
Адрес вашей электронной почты не должен содержать ничего лишнего, никакой личной информации. [email protected] — это правильно, а [email protected] — не слишком корректно.
-
Не игнорируйте поле «Тема»
Четко и кратко укажите тему письма. При первичном обращении добавьте в этом поле название компании, которую вы представляете.
-
Правильное приветствие
Деловой английский использует нейтральное приветствие, составленное по формуле «Dear» +» Mr/Mrs/ Ms/Dr/Prof»+»фамилия получателя (а если она неизвестна, то это место занимает Sir/Madam)». В таком письме «dear» значит не «дорогой», а «уважаемый». После приветствия обязательно ставится запятая, дальнейший текст начинается со следующей строки.
Mr — так обращаются к мужчинам, вне зависимости от их семейного положения.
Mrs — употребляется в разговоре с замужней женщиной.
Ms — раньше так называли только незамужних девушек, сейчас же оно допустимо для всех женщин вне зависимости от семейного положения.
Dr — человек, имеющий ученую степень доктора.
Prof — человек, который занимает в институте должность профессора, при этом его ученая степень не имеет значения.
-
Используйте вступительные фразы
Если пишете человеку в первый раз, то во вступительном предложении нужно представиться, во втором — кратко описать цель вашего сообщения. Если же вы кому-то отвечаете, сначала нужно позитивно откликнуться на полученное письмо.
«My name is John Smith. I am writing to learn more about your order problem», — первое сообщение в переписке.
«Thank you for your feedback», — ответ.
-
Пишите кратко
Избегайте лишней информации. Письмо воспринимается гораздо легче, когда оно не длиннее пяти абзацев, сообщение должно быть конкретным и очень лаконичным.
-
Придерживайтесь формального языка
Это, пожалуй, самый сложный пункт. Для этого необходимо:
1. Избегать сокращений вспомогательных глаголов. Вместо привычного «I’m» пишите полное «I am».
2. Избегать американизмов. Оставьте слова вроде «movie» на другой раз.
3. По возможности не писать в первом и втором лицах, особенно это касается просьб и рекомендаций.
«You should read one book per month», — неправильно.
«One should read one book per month», — так лучше.
4. Не опускать «which».
«This is the document I made», — неправильно.
«This is the document which I made», — правильно.
5. Быть на 100% уверенным в грамматике. Если сомневаетесь, что ваш деловой английский достаточно хорош, старайтесь писать простыми короткими предложениями.
-
Подпись
Она должна отражать ваши формальные отношения с собеседником и не быть слишком легкомысленной. Деловой английский предлагает различные нейтральные варианты:
«Yours sincerely»;
«Respectfully»;
«Best regards».
После этого на следующей строке пишутся имя и фамилия отправителя.
